Als student Organisatie & Management kreeg ik de kans om samen met mijn klas een grootschalig evenement te organiseren: de Ondernemende Keynote, een samenwerking tussen UNIZO en UCLL. Wat ooit begon als een online evenement genaamd de Digital Boost Day, werd dit jaar een fysieke bijeenkomst vol uitdagingen, leerlessen en een flinke dosis stress.

Een stroef begin

De samenwerking met UNIZO verliep niet altijd even soepel, en dat voelde in het begin als een stevige hobbel op de weg. Als contactpersoon tussen mijn klas en de vertegenwoordiger van UNIZO, was het mijn taak om de communicatie in goede banen te leiden. Dat ging niet altijd in een rechte lijn, maar uiteindelijk lukte het ons om alles op de rails te krijgen.

Het boeken van de gastsprekers was één van de belangrijkste stappen. Het hielp natuurlijk dat één van de sprekers mijn eigen zus was! Met de line-up rond, kon de echte organisatie beginnen. Van praktische details zoals het regelen van een photobooth en wafels tijdens de pauze tot het ophalen van 32 pakken waterflesjes en vijf doosjes Leonidas pralines als bedankjes voor de sprekers. Ik heb letterlijk alles meegemaakt wat bij eventmanagement komt kijken.

Ieder huisje heeft zijn kruisje

Ondanks alle voorbereiding weet je dat er op de dag zelf altijd iets mis kan gaan. Vijf minuten voordat de workshops zouden beginnen, meldde een gastspreker zich plotseling af. Daar stonden we dan: bij de gebakken peren. Het was even schakelen, maar samen met mijn klas hebben we snel een oplossing gevonden. We herverdeelden de studenten over de andere workshops en zorgden ervoor dat alles toch vlekkeloos verliep.

Dit moment was een perfect voorbeeld van hoe belangrijk improvisatie en stressbestendigheid zijn in eventmanagement. Het gaf me een adrenalinekick die ik, hoe gek het ook klinkt, ergens juist fijn vond.

Een dag vol leerlessen

Dit evenement was niet alleen een kans om te organiseren, maar ook om te ervaren wat het echt betekent om een evenement in goede banen te leiden. Elke taak, groot of klein, droeg bij aan het grotere geheel. Van het tillen van liters water (waar ik de kracht van Jake Paul en Mike Tyson tegelijk leek te hebben) tot de stress van last-minute veranderingen: het waren allemaal waardevolle lessen die ik meeneem naar de toekomst.

Hoewel het organiseren van de Ondernemende Keynote ontzettend intensief was, gaf het me een enorme voldoening. Het was stressvol, ja, maar het was ook precies die soort stress die me motiveert en energie geeft. Toch was ik opgelucht toen het evenement voorbij was en we konden terugblikken op een succesvolle dag.

Een aanrader voor elke student

De Ondernemende Keynote heeft me laten zien hoe veelzijdig en uitdagend eventmanagement kan zijn. Het is een unieke kans om vaardigheden in praktijk te brengen, samen te werken en te groeien. Ondanks de stress en uitdagingen zou ik deze ervaring voor geen goud willen missen. Als je ooit de kans krijgt om een evenement te organiseren, grijp die dan met beide handen. Het is een avontuur dat je niet alleen op professioneel, maar ook op persoonlijk vlak laat groeien.